AUTOR: PASCAL FRICK
Seit 2023 bietet MS Direct beim Rekrutierungsprozess WhatsApp als schnellen und einfachen Bewerbungsweg an, um ihren grossen Bedarf an saisonalen Mitarbeitenden zu decken. Mit grossem Erfolg, wie sich zeigt. Wir haben Michel Becker, Head of People Operations, getroffen und ihn gefragt, wie er es geschafft hat, mit WhatsApp die externen Personalkosten auf Null zu senken.
Michel, was mach das Recruiting im Logistik-Dienstleistungsbereich zu einer besonderen Herausforderung?
Im Order Fulfillment und Retourenbereich bewegen wir uns in einem sehr volatilen Geschäft. Ein grosser Teil unseres Personals arbeitet in unseren Lagern, wo sie sich um die Bestellungen und die Retouren unserer Kunden kümmern. Das bedeutet, dass unser Personalbedarf immer auch von der Auftragsmenge beeinflusst wird, die je nach Saison stark schwanken kann. Wir suchen daher auch viele Mitarbeitende, die zeitlich flexibel sind. Speziell in den Peak Seasons, das sind die Monate von Mai bis Juli und November bis Januar, besetzen wir schnell 150 bis 300 zusätzliche Stellen.
Michel & Erlinda erzählen von ihrer Erfahrung mit dem Tool
Was war der Grund, dass ihr euch für einen zusätzlichen Rekrutierungskanal entschieden habt?
Dieser Rekrutierungsaufwand ist einerseits eine grosse Herausforderung für unser Team und andererseits mit hohen Kosten verbunden. In der Vergangenheit mussten wir immer wieder externes Personal anstellen, um alle Positionen besetzen zu können. Das hat natürlich die Betriebskosten gesteigert.
Im Jahr 2023 hat MS Direct eine neue Gesellschaft in Deutschland gegründet. Das war für uns eine zusätzliche Herausforderung: Niemand kannte uns dort. Wir haben uns darum Anfang 2023 Ziele gesetzt. Wir wollen unabhängig von externen Anstellungen werden und ausserdem unsere Bewerbungsprozesse schneller und einfacher gestalten. Dafür brauchten wir einen weiteren Bewerbungskanal, der uns von der Masse abhebt und da sind wir schliesslich auf die WhatsApp-Lösung von PastaHR gestossen.
Warum ist WhatsApp das richtige Tool für euren Bewerbungsprozess?
Einer der grössten Vorteile ist: Jeder kennt WhatsApp. Wir können damit plötzlich eine völlig neue Bewerbergruppe erreichen. Personen, die sich mit Bewerbungsdossiers und E-Mails schwer tun, können sich jetzt in wenigen Minuten über einen simplen Chat bei uns bewerben. Und ganz wichtig: Sie erhalten sofort Feedback zu ihrer Qualifikation oder eine Absage, sofern sie nicht ins Stellenprofil passen. Einfach, ehrlich und schnell. Das hat Wirkung gezeigt: Wir haben viele positive Rückmeldungen von unseren Bewerbern auf das Angebot erhalten und konnten letztes Jahr sämtliche Stellen selbständig besetzen.
Die WhatsApp Lösung wird von PastaHR bereitgestellt. Wie genau unterstützten sie euch bei der Prozess-Optimierung?
Also erstmal muss ich erwähnen, dass die Lösung superschnell etabliert wurde. Wir waren innert einer Woche ready für den Go-live. Und nach nur kurzer Zeit hat sich unsere Time-to-Hire bereits extrem reduziert.
Dank den Qualifikationsfragen, die wir im Chat vordefinieren können, trifft das Tool von PastaHR für uns automatisiert eine erste Vorselektion und sagt nicht qualifizierten Personen direkt ab. Das spart einerseits uns eine gewaltige Menge an Zeit und gleichzeitig verbessert das direkte Feedback auch unsere Candidate Experience.
Als Resultat hat sich durch das neue Tool auch unsere Planbarkeit im Recruiting Team verbessert und wir haben unsere externen Personalkosten auf Null gesenkt. Ziel erreicht, also.
Wie nutzt ihr WhatsApp aktuell und was habt ihr noch geplant?
Aktuell bieten wir den WhatsApp Bewerbungsprozess nur für die Betriebs- und Lagermitarbeiter-Stellen an, da wir dort mit Abstand den grössten Rekrutierungsbedarf haben. Langfristig gesehen, möchten wir den Service aber auch für alle anderen Stellen anbieten, sodass sich künftig auch Fachpersonen bei uns einfacher und schneller bewerben können. Schliesslich sind wir ein Unternehmen, dass sehr viel in die Technologiesierung und Automatisierung investiert und da gehört meiner Meinung nach auch ein fortschrittlicher Bewerbungsprozess dazu.
Danke Michel für diesen spannenden Einblick.
Mehr zum Thema: Im Webinar von PastaHR erfährst du mehr über den erfolgreichen Einsatz von WhatsApp bei MS Direct.