Die MRN ist eine einmalige Zollreferenz für eine konkrete Anmeldung oder Warenbewegung. Sie wird von der Zollverwaltung erzeugt, sobald eine elektronische Zollanmeldung angenommen oder validiert wurde. Dadurch können Behörden und Unternehmen eine Sendung im weiteren Verfahren eindeutig identifizieren.
Die MRN wird genutzt, um Zollvorgänge im Export oder Transit nachzuverfolgen. In der EU ist sie eng mit der Ausfuhranmeldung und dem Ausfuhrbegleitdokument verbunden, während sie im Versandverfahren auch zur Verfolgung von Transitbewegungen dient.
Im Ausfuhrprozess findet sich die MRN typischerweise auf dem Ausfuhrbegleitdokument (ABD), meist zusammen mit einem Barcode. Im Transitverfahren erscheint sie auf dem Versandbegleitdokument und dient dort ebenfalls als zentrale Referenznummer.
Die MRN identifiziert einen konkreten Zollvorgang oder eine bestimmte Anmeldung. Die Zolltarifnummer klassifiziert dagegen die Ware selbst für Zoll-, Abgaben- und Statistikzwecke. Beide Nummern sind im internationalen Handel wichtig, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen.
